Uma checklist não substitui o julgamento. Mas ajuda a não esquecer o que parece óbvio até ao momento em que falta. Esta é a lista que usamos internamente na Boost Events para garantir que os eventos saem como foram pensados, e que nada fica por confirmar na semana antes.
Fase 1: antes de contactar qualquer fornecedor
O que deve estar definido antes de pedir uma proposta:
- Objetivo do evento: integração, energia, alinhamento, celebração ou responsabilidade social?
- Data ou janela de datas disponíveis
- Número de participantes (número exato ou intervalo realista)
- Orçamento indicativo (mesmo que aproximado)
- Condicionamentos específicos: mobilidade, alergias, restrições culturais, idiomas
- Formato preferido: outdoor, indoor, misto, com jantar, meio-dia ou dia completo
- Localização: Lisboa, Porto, ou o grupo vem de fora e precisa de suporte de deslocação?
Fase 2: avaliação de fornecedores
O que verificar antes de fechar com um fornecedor:
- Faz diagnóstico antes de propor ou envia catálogo direto?
- Tem staff próprio ou subcontrata?
- Tem alvará de animação turística e seguros de acidentes pessoais e responsabilidade civil?
- Tem referências verificáveis de grupos com perfil semelhante?
- Apresenta plano de contingência para mau tempo ou imprevisto?
- A proposta está adaptada ao briefing ou é genérica?
- Os materiais e o staff estão disponíveis no idioma do grupo?
Fase 3: confirmação do evento
O que deve estar confirmado por escrito antes do evento:
- Data, local, hora de início e hora de fim
- Número de participantes confirmado
- Programa detalhado com tempos e responsabilidades
- Contactos de emergência do fornecedor em campo
- Plano de contingência acordado
- Necessidades especiais comunicadas ao fornecedor
- Logística de chegada e saída dos participantes
- Catering ou refeições incluídas ou a coordenar separadamente
Fase 4: comunicação interna
O que comunicar à equipa antes do evento:
- Data, local e hora de início com antecedência mínima de 2 semanas
- Dress code ou equipamento necessário (calçado adequado para outdoor, por exemplo)
- Contexto do evento: o que vão fazer e porquê
- Ponto de contacto interno para dúvidas
Fase 5: no dia do evento
O que confirmar com o fornecedor no dia:
- Chegada antecipada do responsável interno para coordenação inicial
- Confirmação do número final de participantes
- Verificação do espaço e dos materiais antes da chegada do grupo
- Contacto direto com o coordenador Boost em campo
Fase 6: após o evento
O que fazer nas 48 horas seguintes:
- Survey de satisfação imediata (máximo 48h após o evento)
- Registo fotográfico partilhado com os participantes
- Para eventos com componente ESG: recolha do relatório de impacto do fornecedor
- Agendamento do follow-up de medição de impacto (30 a 60 dias depois)
- Nota interna com o que correu bem e o que melhorar
Categorias de programas disponíveis para diferentes objetivos
Em vez de um programa específico, a escolha certa começa pela categoria. Cada uma tem um perfil de impacto distinto:
Programas de aventura e desafio outdoor
Indicados quando o objetivo é criar memória partilhada forte, revelar lideranças informais e testar a equipa sob pressão controlada. Funcionam melhor para grupos que precisam de energia intensa, integração de novos elementos ou reset após um período difícil. A logística é mais exigente, por isso requerem fornecedor com alvará e staff próprio em campo.
Programas gastronómicos e culturais
Indicados quando o objetivo é criar ligação genuína num ritmo mais tranquilo, especialmente para grupos internacionais ou mistos em termos de perfil físico. Combinam bem com jantar e têm o maior nível de conversa informal. Para incentivos empresariais com componente de portugalidade, são a escolha com maior valor de experiência percebido pelo participante.
Programas criativos com resultado tangível
Indicados quando o objetivo é criar um produto coletivo que fica como memória física do evento. Muretes, azulejos, pastéis, jangadas. O produto tangível ancora a memória de uma forma diferente de qualquer outro formato e tem valor de comunicação interna elevado. Funcionam bem para grupos que já fizeram outros tipos de team building e procuram algo distinto.
FAQ - Perguntas frequentes
Com quanto tempo de antecedência devo começar a planear?
Para grupos até 50 pessoas, 4 a 6 semanas é suficiente. Para grupos maiores ou datas de alta procura, recomendamos 8 a 12 semanas. Quanto mais cedo o planeamento começar, mais opções de espaço, programa e personalização estarão disponíveis.
O que fazer se o número de participantes mudar perto do evento?
Comunica ao fornecedor assim que souberes. A maioria dos programas tem margem de ajuste até uma semana antes, mas alterações significativas (mais de 20%) podem implicar custos adicionais ou mudança de formato.
Como justificar o investimento num evento corporativo à direção?
Com dados. Baseline de satisfação e coesão antes do evento, repetido 30 a 60 dias depois. Complementado com indicadores de negócio quando disponíveis. O argumento quantitativo é mais eficaz do que qualquer testemunho qualitativo.
Pronto para começar a planear?
Fala connosco em events.boostportugal.com/pt/contactos e partilha o briefing. Respondemos com uma proposta adaptada ao teu grupo.
